Gestionar planillas correctamente, apoyándose en herramientas tecnológicas que automatizan procesos y digitalizan boletas, fortalece la confianza de los colaboradores y protege la productividad de la empresa.
Los errores en la gestión de planillas representan un riesgo silencioso para muchas empresas medianas y grandes en Perú. Estas fallas impactan directamente en la motivación, confianza y desempeño de los colaboradores, elementos clave para mantener equipos eficientes y comprometidos.
Entre enero y junio de 2025, la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil) procesó 56,837 denuncias laborales, de las cuales una parte significativa estuvo relacionada con remuneraciones, planillas, bonificaciones no remunerativas y seguridad social, evidenciando que el cumplimiento en estos procesos es uno de los principales motivos de queja y control laboral en el país.
“Los errores en planillas no solo generan reclamos, sino que afectan el desempeño de los colaboradores”, señala Jimmy Quispe, Product Manager en Defontana, empresa especializada en gestión empresarial en Latinoamérica y Perú. En empresas medianas y grandes, la correcta administración de nóminas es clave para mantener la percepción de justicia y confianza entre los trabajadores, y los fallos recurrentes en este proceso pueden deteriorar la productividad del equipo.
A continuación, el especialista de Defontana comenta los cinco errores más comunes en la gestión de planillas y su impacto en las empresas peruanas, así como cómo la tecnología puede ayudar a mitigarlos:
- Pagos fuera de fecha: Los retrasos en los depósitos salariales generan incertidumbre y malestar entre los colaboradores. Contar con un software de nómina automatizado permite programar pagos puntuales, asegurando que cada trabajador reciba su salario a tiempo y evitando contratiempos que afectan la motivación relacionada con el desenfoque en sus labores, así también mencionar los sobrecostos que incurren las empresas con el pago de intereses legales en algunos casos.
- Depósitos incompletos o incorrectos: Errores en los montos, como descuentos no explicados o pagos de horas extras y comisiones que no se reflejan, obligan a los trabajadores a gastar tiempo en reclamos y correcciones, lo que impacta su concentración y desempeño. Un sistema de gestión integrado asegura que todos los conceptos salariales se calculen correctamente, minimizando errores y retrabajo.
- Registro impreciso de horas, licencias y beneficios: Cuando las horas trabajadas, licencias o días de vacaciones no se registran correctamente, se generan diferencias salariales que deben corregirse posteriormente, consumiendo recursos de RR.HH. Con un software que automatiza la captura de asistencia y permisos, estos registros se actualizan de forma precisa y en tiempo real, evitando conflictos y correcciones posteriores.
- Sistemas no integrados o poco automatizados: La falta de integración entre nómina, finanzas y RR.HH. aumenta la probabilidad de errores. Procesos manuales o plataformas desconectadas provocan discrepancias que afectan pagos y reportes internos. Un software de gestión de personas permite automatizar cálculos, asegurar el cumplimiento de la normativa de Sunat y las reglas de Sunafil, y reducir significativamente los errores administrativos.
- Procesos poco estandarizados o dependientes de hojas de cálculo: Depender excesivamente de procedimientos manuales, como Excel, incrementa el riesgo de equivocaciones. Un software especializado garantiza precisión en los cálculos y facilita la emisión de boletas digitales que los colaboradores pueden recibir y consultar desde su teléfono, evitando papel y envíos manuales, y reforzando la confianza en la gestión de la empresa.
Si bien hemos resaltado los inconvenientes que estos errores generan para los trabajadores, es importante precisar que también pueden acarrear consecuencias significativas para la empresa. Entre ellas se encuentran el pago de intereses legales laborales, la imposición de multas o penalidades, el incremento en la rotación de colaboradores y la generación de sobrecostos operativos, especialmente por el mayor consumo de horas hombre en el área de Recursos Humanos destinadas a correcciones y reprocesos.
La falta de integración no solo afecta la gestión de planillas, sino también procesos clave como arqueo de caja, rotación de inventarios o prevención de quiebres de stock; trabajar con información dispersa aumenta errores, retrabajo y riesgos de sanciones. Gestionar planillas correctamente, apoyándose en herramientas tecnológicas que automatizan procesos y digitalizan boletas, fortalece la confianza de los colaboradores y protege la productividad de la empresa.