La Presidencia del Consejo de Ministros (PCM) publicó la Resolución N.º 001-2026-PCM/SGTD mediante la cual el Gobierno regula y moderniza la gestión del correo electrónico institucional en las entidades públicas. La nueva directiva reemplaza una normativa vigente desde 2003, considerada desactualizada frente al actual ecosistema de gobierno digital.
La directiva busca que el correo electrónico deje de ser visto únicamente como una herramienta de mensajería y pase a ser gestionado como un activo digital estratégico del Estado, con reglas claras para su seguridad, conservación y uso.
¿CUÁLES SON LOS PUNTOS CLAVES?
- Las cuentas oficiales no deben utilizarse para registrarse en redes sociales, páginas de compras, plataformas de apuestas o foros de entretenimiento. El objetivo es asegurar que el correo institucional se destine principalmente a las funciones propias del puesto y a la gestión de asuntos públicos.
- Los usuarios no están autorizados para emplear el correo para fines personales o comerciales, propaganda política, envío de correos no deseados (spam) o compartir contraseñas con terceras personas.
- Se recomienda evitar el envío de rumores, bromas o contenido ofensivo que pudiera afectar el honor de las personas o el clima laboral, así como el uso del correo para compartir música, videos o software que vulneren derechos de autor o participen en esquemas fraudulentos.
- Las entidades deberán implementar controles como el bloqueo automático de mensajes peligrosos. Esto, con el propósito de incrementar la seguridad digital del Estado y prevenir el robo de información, fraudes o suplantación de identidad.
- Se prevé la adopción de mecanismos de doble autenticación para el ingreso desde redes externas, junto con políticas para promover el uso de contraseñas seguras y copias de respaldo periódicas.
- Se establece la conservación de los correos de exfuncionarios y exservidores. Las entidades que aún no cuenten con sistemas digitales de gestión de legajos deberán preservar la información oficial de las cuentas de correo en soportes digitales, garantizando su trazabilidad y disponibilidad.
- Las entidades deberán regularizar sus dominios de correo. Las organizaciones públicas que utilicen plataformas comerciales con dominios distintos a los establecidos por la directiva tendrán un plazo máximo de 12 meses para obtener su dominio institucional correspondiente.
- La Secretaría de Gobierno y Transformación Digital de la PCM podrá brindar el servicio de correo institucional de manera gratuita a las municipalidades que no cuenten con recursos suficientes, previa solicitud y evaluación.
- La directiva fija responsabilidades institucionales e individuales. El incumplimiento de las disposiciones generará responsabilidad administrativa funcional y podría derivar en sanciones civiles o penales.
La implementación de estas disposiciones será gradual, en función de la capacidad de cada entidad. Los poderes del Estado, organismos autónomos, gobiernos regionales, universidades y empresas estatales cuentan con un plazo máximo de 12 meses para adecuar sus sistemas, mientras que los gobiernos locales disponen de plazos entre 18 y 36 meses.
DATO CLAVE
En el proceso de hábeas data recaído en el Expediente N° 4792-2017-PHD/TC el Tribunal Constitucional peruano emitió la Sentencia 298/2022, a través de la cual se pronuncia respecto de la publicidad de los correos electrónicos de funcionarios públicos. De acuerdo a ella, los correos electrónicos de funcionarios públicos constituyen información de acceso público.